Der einzige Weg zu wachsen, ist dir Hilfe für dein Business zu holen. Die richtigen Freelancer für dein virtuelles Team zu finden, ist jedoch alles andere als einfach.

Zuerst will ich sagen: Geh davon aus, dass gute Freelancer zu finden, die größte Herausforderung in deinem Business sein wird.

In einer INC 500-Umfrage unter Startup-Gründern haben 62% der Startup-Gründer gesagt, dass das Finden und Erhalten guter Mitarbeiter die größte Wachstumshürde ist.

Also, warum sollte es bei dir anders sein?

Viele meiner Kunden suchen einmal nach Hilfe. Dann läuft es mit dem Freelancer oder virtuellen Assistenten nicht so, wie sie es sich wünschen. Und dann machen sie wieder alles selbst.

Wenn du dir ein A-Team aus Freelancern aufbauen willst, brauchst du Ausdauer. Geh davon aus, dass die erste Person nicht immer die perfekte Wahl ist.

In dieser Podcast-Folge gebe ich dir die Anleitung, wie du perfekt passende Freelancer für dein Team findest. Du lernst, wie du

• herausfindest, welche Person du überhaupt brauchst
• eine Job-Beschreibung erstellst, die Lust drauf macht, für dich zu arbeiten
• deinen Bewerbungsprozess gestaltest, damit du die perfekte Person findest

Schritt 1: Finde heraus, welche Aufgaben du abgeben willst

Dein langfristiges Ziel muss sein, in deiner Geniezone zu arbeiten. In deiner Geniezone bist du, wenn du Dinge tust, die du genial gut kannst. Das sind Dinge, die du besser machst als jeder andere, Dinge für die deine Kunden dich buchen.

Kurzfristig wirst auch Dinge tun, die du sehr gut oder gut kannst, weil du noch nicht das Budget hast, diese Aufgaben auch abzugeben.

Die ersten Aufgaben, die du abgeben willst, sind solche, die dir überhaupt nicht liegen, in denen du höchstens mittelmäßig gut bist. Aufgaben, die dich viel Zeit kosten. Aufgaben, die du nicht ausstehen kannst. Bei mir sind das Buchhaltung und WordPress-Aufgaben.

Die Anleitung zum Finden deiner Geniezone findest du in BK006 sandraholze.com/6

Schritt 2: Schreib das Profil des Freelancers, den du suchst

Welches Profi-Level soll die Person haben?

Je mehr Expertise die Person mitbringt, umso teurer ist sie. Andererseits steckst du bei einer unerfahrenen Kraft mehr Zeit in die Ausbildung.

Mir persönlich mangelt es an Geduld jemanden von der Pike auf anzulernen. Und ich denke, das ist im Freelancer Modell auch nicht Sinn der Sache, wie das bei einer Anstellung wäre.

Deinen Freelancer zahlst du nach Ergebnis oder Stunden, da sollte die Zeit für Lernen nicht mit abgerechnet werden. Damit mein ich nicht das Einarbeiten in dein Business, deine Prozesse und Tools.

Welchen schwer zu vermittelnden Softskills muss er haben?

Wenn du jemanden für deinen Kundenservice suchst, sollte die Person unglaublich empathisch sein und in der Lage, auch bei hitzigen Kundenreaktionen einen kühlen Kopf zu bewahren und stets professionell zu reagieren. Ich denke, einige Menschen können das eher als andere.

Dasselbe gilt für Detailversessenheit. Manche Leute lieben Zahlen und sind superkorrekt. Anderen fällt das extrem schwer, dafür sind die dann kreativ oder haben andere Stärken.

Deshalb gibt es selten Menschen, die sehr gute Programmierer und gleichzeitig Designer sind. Such dir lieber einen Designer und einen Programmierer, wenn du beides gut erledigt wissen willst.

Wie viele Stunden soll die Person arbeiten?

Schreib alle Tätigkeiten und Schritte der Tätigkeiten auf. Dann miss, wie lange du dafür brauchst. Du brauchst immer länger als du denkst. Deshalb macht es Sinn, mal die Zeit für diese Tätigkeiten, die du weggeben willst zu stoppen.

Natürlich kannst du die Stunden auch später immer anpassen. Aber: Wenn du denkst, du brauchst einen Assistenten für 20 Stunden im Monat und eigentlich hättest du Arbeit für 40 Stunden, kann es passieren, dass die Person gar nicht so viele Stunden verfügbar hat. Ärgerlich, denn dann musst du jemanden zweites suchen oder ganz von vorn anfangen.

Schritt 3: Schreib deine Job-Beschreibung wie eine Werbeanzeige

In deine Jobbeschreibung gehören:

1) Warum es toll ist, für dich zu arbeiten

Hier willst du sagen, warum es sich lohnt für dich arbeiten. Jemand, der ein ähnliches Business wie deins aufbauen möchte, lernt viel bei dir. Oder jemand hat ein Hobby und kann es bei der Arbeit für dich ausleben.

2) Welche Aufgaben Teil der Stelle sind

Zähle so konkret wie möglich auf, welche Aufgaben zu diesem Job gehören und wie die Tätigkeit genau aussieht. Sag auch, ob du feste Arbeitszeiten verlangst und wie verfügbar die Person sein soll. Für meinen Kundenservice brauch ich jemanden, der täglich von Montags bis Freitags die Emails checkt. Für Design- und Programmierjobs ist mir tägliche Verfügbarkeit hingegen unwichtig.

3) Welche Kenntnisse und Fähigkeiten gefordert sind

Was muss die Person können? Was wäre schön, aber nicht dringend nötig? Ich zähle hier die Tools und Technik auf, mit der wir arbeiten. Ich verlange jedoch nicht, dass jemand alle Tools kennt. Jedoch ist es vorteilhaft, wenn jemand schon einige der Online-Tools kennt oder zeigen kann, dass er oder sie Erfahrung mit ähnlichen Tools gemacht hat.

4) Was die Person erwartet

Das können Vorteile sein, die mit der Arbeit für dich einhergehen:

• Kunden freihaus: In meiner Stellenbeschreibung für den Social Media Manager oder Virtuellen Assistenten hab ich erwähnt, dass ich gern Kunden weiterempfehle.
• Ein langfristiges Engagement mit garantierter Mindeststundenzahl
• Zugang zu Ressourcen, die den Job erleichtern, wie Online-Kurse und ähnliches
  

5) Infos wie die Bewerbung aussehen soll

So lautet meine Beschreibung für die Stelle des technischen Admins:

Schick mir eine kurze formlose Bewerbung, in der du folgende Fragen beantwortest. Deine Bewerbung kann schriftlich oder als Video (am Handy aufgenommen reicht) eingereicht werden:

1. Stell dich vor: Wer bist du und was machst du gerade? Was ist dein Business?
2. Was ist das beste Kompliment bezogen auf deinen Job, das du je gehört hast?
3. Was hat dir bei einem ähnlichem Job in der Vergangenheit besonders viel Spaß gemacht?
4. Was hat dir bei einem ähnlichen Job in der Vergangenheit überhaupt nicht gefallen?
5. Stell dir vor, ich plane einen meiner Kurse mit automatisiertem Webinar zu verkaufen. Wie würdest du dieses Projekt organisieren?
6. Wie heißt das letzte Buch, das du gelesen hast?
7. Wie bildest du dich weiter und bleibst auf dem Laufenden zu Online-Marketing, Tools und Automatisierung?
8. Warum bist du die beste Person für mein Team? Warum soll ich mich für dich entscheiden?

Bitte pack in deine Email: Kontaktdaten, Links zu deinen Social Media Profilen, frühstmöglicher Starttermin

Pack die Job-Ausschreibung auf deine Webseite, dann teile sie in Social Media, in passenden Facebook-, Xing- und Linkedin-Gruppen und auf den passenden Job-Portalen. Erwähn den Job auch in deinen Emails und Newslettern.

Hier findest du eine Liste mit 27 Quellen für Virtuelle Assistenten.

Schritt 4: Auswahlgespräch führen

Aus allen Bewerbungen willst du die herausfinden, mit denen du ein Gespräch führst.

Der erste Auswahlschritt: Such alle heraus, die sich an deine Bewerbungsmodalitäten gehalten haben. Ich find es erstaunlich, wie viele Leute das ignorieren. Für mich ist das kein gutes Zeichen, wenn schon beim ersten Eindruck geschlampt wird.

Der zweite Auswahlschritt: Such all die Leute aus, die deinem Anforderungsprofil entsprechen. Geh nie von 100% aus. Ich leg die Latte bei 50% an, den die Einstellung und Motivation einer Person ist im Zweifelsfall wichtiger als die Anzahl der Tools, die sie schon kennt.

Im dritten Schritt führst du ein Gespräch:

Bereite dich vor, in dem du dir ein paar Fragen überlegst.

Das ist wichtig, denn wir heuern gern solche Leute an, die uns sehr ähnlich sind und die wir “nett” finden. Das kann dazu führen, dass wir nicht unbedingt die fachlich beste Person auswählen.

Statt dich auf dein Bauchgefühl zu verlassen – welches mit dem “Freunde”-Radar arbeitet – versuch Leute zu finden, die zu deinen Werten passen.

Schreib deine Business-Werte, ich nenn sie Leitprinzipien, auf und dann entwickel Fragen für das Auswahlgespräch, die diese Werte abfragen. So findest du heraus, ob dein neuer Assistent oder Freelancer deine Werte versteht und im besten Falle teilt.

Eins meiner Leitprinzipien ist Ehrlichkeit. Ich frage im Gespräch nach einer Situation, wo die Person ehrliches Feedback geben musste, obwohl ihr das sehr unangenehm war. So finde ich heraus, ob sie den Mumm hat, mir gegenüber ehrlich aufzutreten.

Was du im Gespräch auch klären willst, ist die Vergütung. Die meisten Freelancer rufen einen Stundenpreis auf.

Das macht Sinn bei Leuten, die unregelmäßig für dich arbeiten, wie Designer und Programmierer.

Für meine virtuellen Assistenten, Social Media Manager und technischen Admin habe ich einen Paketpreis vereinbart. Denn hier fallen jeden Monat mehr oder weniger dieselben Aufgaben an und ich will uns das Tracken der Stunden ersparen. Das nennt sich Retainer-Modell. Wir haben überschlagen, wie viele Stunden im Monat ungefähr nötig sind, um die Aufgaben zu erledigen.

Wenn ein Monat mal ruhiger ist, oder die Person im Urlaub, zahl ich drauf. Wenn ein stressiger Launch-Monat ansteht, ist dafür mehr Arbeit nötig. So gleicht sich das wieder aus. Nach einem erfolgreichen Launch, für den das Team-Mitglied mit verantwortlich war, zahl ich auch mal einen Bonus. Aber das mache ich spontan und ohne Ankündigung. Studien zeigen, dass Boni die Motivation nicht steigern. Deshalb sehe ich das eher als kleine Überraschung.

Noch 2 Tipps, um den richtigen Freelancer finden

Mach dir die Mühe: Vielleicht klingt dieser Auswahlprozess zu kompliziert für dich. Ist ja nur ein Freelancer… Aber: Der Aufwand, immer wieder neue Leute einzuarbeiten, ist enorm. Der kann dein Business zum Erliegen bringen. Du willst dir Leute suchen, mit denen du langfristig zusammenarbeitest.

Und das bringt mich zum letzten Tipp: Heuer immer nur eine Person an, wenn dein Business entspannt weiterlaufen soll. Wenn du gleich zwei oder drei neue Leute im Team hast, können die sich nicht gegenseitig unterstützen, weil sie noch nicht wissen, wo es lang geht. Die Motivation deines Teams sinkt und dein kleines Business landet im Chaos.

Ressourcen:

Wie du deine Geniezone findest

27 Quellen einen virtuellen Assistenten zu finden